Alur Transaksi Pembelian
Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain. Misalnya perlengkapan kantor , barang yang dibeli untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah kembali (bahan Baku).
Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian tunai maupun kredit Kelengkapan administrasi pembelian Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard Operational Procedure) dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, jeis perlengkapan yang diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat, peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan kesekretariatan lainnya.
Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain. Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang sama yang harus diisi.
Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :
Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian tunai maupun kredit Kelengkapan administrasi pembelian Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard Operational Procedure) dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, jeis perlengkapan yang diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat, peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan kesekretariatan lainnya.
Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain. Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang sama yang harus diisi.
Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :
- Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai
- nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
- kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima
- Surat permintaan penawaran harga
Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:- nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
- tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
- permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok
- Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :- Nama dan alamat pemasok
- nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
- tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
- syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang
- Laporan penerimaan barang
Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :- Tanggal penerimaan barang
- Nomor order pembelian yang bersangkutan
- nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
- catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya
- Bukti pengeluaran kas
Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo pembayarannya
Contoh :
0 komentar:
Posting Komentar