Dalam persaingan global, agar perusahaan atau organisasi dapat berkembang dan untuk bertahan hidup, perusahaan harus mampu menghasilkan produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harga yang bersaing dan pelayanan yang lebih baik pula dibanding dengan pesaing-pesaingnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu dalam semua aspek yang berkaitan dengan produk tersebut, yaitu material, tenaga kerja, promosi yang efektif dan layanan yang memuaskan pelanggan, sehingga mampu menarik konsumen yang pada akhirnya dapat meningkatkan jumlah konsumen dan menjadi pelanggan yang setia. Oleh karena itu diperlukan adanya pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Manajement). Total Quality Manajement (TQM) adalah filosofi manajemen yang menekankan kebutuhan untuk mengetahui kebutuhan konsumen, pentingnya melakukan tindakan yang benar sejak awal, dan pentingnya untuk mengakui bahwa perbaikan kualitas akan dapat sungguh-sungguh tercapai hanya jika merupakan tujuan dari seluruh pekerja perusahaan dan menjadi bagian dari struktur dan budaya dari keseluruhan organisasi.
Terdapat hubungan yang erat antara kualitas produk (barang/jasa), kepuasan pelanggan dan profit perusahaan, semakin tinggi kualitas suatu produk, makin tinggi pula kepuasan pelanggan dan dengan waktu yang bersamaan akan mendukung harga yang tinggi dengan biaya yang rendah. Oleh karena itu sistem perbaikan kualitas bertujuan untuk menaikkan laba perusahaan.
Secara definitif Sistem Teknologi Informasi (Information Technology System) dapat diartikan sebagai sistem yang dapat menghasilkan informasi yang berguna, dimana dalam penerapannya menggunakan teknologi informasi (Hartono, 2003). Penerapan sistem teknologi informasi dalam organisasi menjadi satu titik tolak penting dalam pengembangan kemampuan sumberdaya manusia perusahaan. Keberadaan sistem teknologi informasi pada saat ini sudah tidak dapat dipisahkan peranannya dalam proses untuk mengerjakan tugas karyawan. Penerapan aplikasi sistem teknologi informasi di satu sisi memberikan kelebihan dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya, namun di lain pihak justru akan memberikan hambatan, terutama bagi karyawan yang tidak menguasai sistem teknologi informasi. Aplikasi sistem teknologi informasi bagi karyawan yang memahami dan dapat menggunakan aplikasi teknologi tersebut akan memberikan nilai lebih bagi karyawan bersangkutan, selain dapat menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang relatif singkat, kualitas pekerjaan akan dapat turut meningkat pula.
Secara teoritis, jika kualitas kerja karyawan mengalami peningkatan, maka program manajemen kualitas perusahaan akan turut mengalami peningkatan pula (Ang & Finlay, 2000). Beberapa penelitian justru memberikan dukungan teoritis bahwa penerapan teknologi informasi dapat digunakan sebagai sarana dalam meningkatakan manajemen kualitas (Zadrony et al., 1992;Berkley & Gupta, 1994; Cortada, 1995 dalam Ang & Finlay, 2000).
Dukungan penelitian tentang peran teknologi informasi dalam meningkatkan kualitas ditunjukkan pula dalam penelitian tentang penerapan TQM (Total Quality Management) di beberapa perusahaan pelayanan publik. Pada umumnya penerapan IT dapat meningkatkan komitmen dan kepemimpinan pihak manajemen, bahkan secara khusus penerapan IT dalam organisasi dapat memberikan perubahan budaya organisasional secara signifikan (Miller, 1996; Aiken et al., 1996; Goodman & Darr, 1996; Khalil, 1996;Kaplan,1996; Kock & McQueen, 1997; Counsell,1997 dalam Ang & Finlay, 2000).
PEMBAHASAN
Total Quality Management (TQM), adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan sejak lima puluh tahun lalu yang diambil dari berbagai praktek manajemen, usaha peningkatan dan pengembangan produktivitas. Di masa lampau, literatur manajemen berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan, pengorganisasian, perekrutan staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi dan penyusunan anggaran. Table satu berikut ini menunjukkan bahwa konsep manajemen ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang member penekanan pada kepuasan pelanggan dan pelayanan yang bermutu. Faktor-faktor yang menyebabkan lahirnya perubahan paradigma adalah semakin meningkatnya persaingan, ketidakpuasan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan produk, pemotongan anggaran serta krisis ekonomi. Konsep TQM berasal dari model perusahaan dan industry, sama seperi konsep manajemen yang lahir sebelumnya.
Dari Jika tidak rusak, jangan diperbaiki Mutu tidak penting Pembangunan Struktur organisasi yang kaku Birokrasi organisasi berlapis-lapis Persaingan Kinerja individu Semua orang terspesialisasi dan dikendalikan Pendidikan untuk manajemen | Menjadi Pengembangan berkesinambungan Pengawasan terhadap mutu Inovasi Struktur organisasi fleksibel Lapisan organisasi hanya sedikit Kerjasama Kinerja tim Semua orang menambah nilai, fleksibel dan terberdayakan Pendidikan dan pelatihan untuk semua orang |
TQM adalah pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk dan pelayanan suatu organisasi.
Seperti digambarkan pada diagram di bawah ini, proses TQM bermula dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan pula. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang, pada gilirannya, memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).
Diagram 1: Proses TQM
TQM adalah faktor yang penting dalam suatu perusahaan dan juga dalam teknologi informasi adapun konsep dasar dari total quality adalah:
1. Tujuan :
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Tiga prinsip mutu yaitu :
1. Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalauorganisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2. Perbaikan proses
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.
3. Keterlibatan total
Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.
Elemen pendukung dalam TQM
1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya. Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.
3. Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.
4. Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5. Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.
6. Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.
Prinsip dari sistem TQM adalah melibatkan semua elemen karyawan mulai dari " Top Management" sampai dengan pelaksana teknis " Button Up Management". Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan efisien dam efektif dalam semua aktifitas di lingkungan perusahaan untuk mencapai tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan top management, yang dapat membantu perusahaan mewujudkan hasil yang berpotensi dari teknologi informasi.
Dalam era informasi sekarang ini, kepemilikan informasi merupakan hal yang sangat penting dan berharga, namun jika digunakan dengan tidak bijaksana akan menimbulkan masalah. Suatu teknologi tidak dapat berjalan dengan sendirinya dalam setiap permasalahan.
TQM dapat diterapkan dalam teknologi informasi apabila memenuhi syarat-syarat berikut:
1. Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan proses pada mutu produk dan layanan, sehingga dapat memuaskan konsumen.
2. Memberikan kepuasan kepada pemilik, supplier, karyawan dan para pemegang saham
3. Memiliki wawasan dan pandangan jauh kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan produk atau layanan.
4. Fokus utama ditujukan pada proses, baru pada hasil.
5. Menciptakan kondisi di mana para karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.
Oleh karena itu penggunaan teknologi informasi bagi perusahaan harus disesuaikan dengan kondisi, beberapa penggunaan teknologi informasi yang dapat diterapkan bagi perusahaan.
1. Menggunakan IT untuk meningkatkan jumlah customer dengan memperbesar pasar melalui internet. Cara yang termudah adalah dengan membuat website, karena sudah banyak tersedia program-program komputer untuk memudahkan dalam membuat website.
2. Menggunakan IT untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan menggunakan IT perusahaan dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat membantu meningkatkan produknya. Misalnya bertukar informasi dengan pakar yang secara fisik berlokasi jauh dengan menggunakan email.
3. Menggunakan IT untuk meningkatkan kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai contoh LAN intranet dapat dipasang di perusahaan/organisasi untuk mempercepat proses pertukaran informasi dalam bentuk email dan file sharring.
Manfaat TQM
Salah satu cara terbaik dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan suatu produk barang atau jasa dengan kualitas terbaik. Kualitas terbaik akan diperoleh dengan melakukan upaya perbaikan secara terus-menerus terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Penerapan TQM adalah hal yang sangat tepat agar dapat memperbaiki unsur-unsur tersebut secara berkesinambungan. Penerapan TQM dapat memberikan beberapa manfaat utama, sebagai berikut.
Dengan perbaikan kualitas berkesinambungan, perusahaan akan dapat memperbaiki posisi persaingan. Dengan posisi yang lebih baik akan meningkatkan pangsa pasar dan menjamin harga yang lebih tinggi. Hal ini akan memberikan penghasilan lebih tinggi dan secara otomatis laba yang diperoleh akan lebih meningkat. Upaya perbaikan kualitas akan menghasilkan peningkatan output yang bebas dari kerusakan atau mengurangi produk yang cacat. Berkurangnya produk yang cacat berarti berkurang pula biaya operasi yang dikeluarkan perusahaan sehingga akan diperoleh laba yang semakin besar.
Manfaat TQM dalam jangka panjang, manfaat utama penerapan TQM pada sektor publik adalah perbaikan pelayanan, pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan. Perbaikan progresif dalam sistem manajemen dan kualitas pelayanan menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan.
Hambatan dan Kendala dalam Mengadopsi TQM
Ø Organisasi Pemerintah yang Kaku
Pengalaman global menunjukkan budaya organisasi, baik di sektor swasta maupun sektor publik, sangat sulit untuk dirubah. Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi adalah struktur kekuasaan, sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai serta praktek-praktek manajemen. Seperti telah dibahas sebelumnya, birokasi pemerintah Indonesia sangat lambat dalam mentransformasi diri dari struktur top-down menuju sistem bottom-up yang desentralistik. Undang undang desentralisasi dan otonomi daerah memberi kerangka baru mengenai cara penyediaan dan pembiayaan pelayanan pemerintah. Dan meskipun TQM berpotensi untuk menanggulangi hal-hal yang bisa menghambat pengadaan pelayanan yang lebih berorientasi pelanggan dan partisipatif, namun perlu disadari bahwa perubahan subtansial yang ingin dicapai akan memakan waktu lama untuk mewujudkannya.
Ø Disfungsi Sistem Organisasi
Kerapkali organisasi pemerintah memiliki misi ganda bahkan kadang tumpang tindih. Dan hanya sedikit lembaga pemerintah yang memiliki akuntabilitas di mata masyarakat, jarang sekali ada sanksi bagi lembaga yang memiliki kinerja buruk dan nyaris tidak ada persaingan langsung. Keadaan ini sangat berbeda dengan yang terjadi pada sektor swasta dimana mereka berjalan dengan sistem yang lebih "fungsional", seperti ekonomi pasar, memiliki misi yang lebih jelas, dan akuntabel di mata pelanggan mereka. Proyek DELIVERI menemukan bahwa sistem manajemen yang berlaku dalam pelayanan Dinas Peternakan menjadi kendala utama untuk melembagakan perubahan. Seperti yang telah dijelaskan di atas, ada beberapa mekanisme untuk menghargai kinerja. Sebagai contoh, struktur sekarang tidak memberi ruang untuk kenaikan gaji berdasarkan kinerja, sehingga semua pegawai mendapatkan gaji yang sama, tanpa mempertimbangkan mutu kerja mereka. Jadi meski ada pegawai yang suka terlambat bahkan tidak masuk kantor sekalipun, tetap menerima gaji sama besarnya dengan mereka yang bekerja untuk perbaikan pelayanan. Wewenang untuk merubah sistem ini dipegang oleh departemen pemerintah yang lain, walhasil, para pegawai di kabupaten kerap frustasi karena insentif untuk berinovasi terhambat.
Ø Pengambilan Keputusan yang Tradisional dan Sentralistik
Meskipun perlahan-lahan pemerintah mulai menerapkan desentralisasi, namun pemerintah tingkat kabupaten masih tetap ada kecenderungan untuk bertindak dengan gaya top-down. Di Balai Penyuluhan Pertanian, Kabupaten Boolang Mongondow, misalnya, petugas lapangan telah bekerja keras untuk menyediakan pelayanan yang lebih berorientasi pelanggan, melalui kerja sama dengan petani untuk mengidentifikasi prioritas mereka. Usaha ini memicu lahirnya program kredit baru yang sangat berhasil. Program ini telah diadopsi oleh pemerintah daerah, yang kini akan membangun ribuan kelompok tani dalam periode enam bulan dengan menggunakan teknik partisipatif. Pendekatan semacam ini merupakan penerapan dari prinsip dasar konsultasi dengan pihak terkait dan kepuasan pelanggan, yang sangat esensial dalam TQM. Penolakan sistemik untuk perubahan ini disebabkan oleh praktek perencanaan program yang top-down dan sangat sentralistik. Umumnya, pemerintah tingkat kabupaten bertanggung jawab untuk merespon pelaksanaan program dari tingkat pemerintahan lebih tinggi. Untuk merubah pendekatan mekanistik dalam perencanaan dan pelaksanaan program ini, memakan waktu bertahun-tahun.
Ø Struktur Wewenang yang Sangat Hierarkis
Di Indonesia, karakterisasi sektor publik dilakukan secara tradisonal berdasarkan stratifikasi status, dimana manajer senior memegang wewenang yang amat besar. Struktur ini harus dirombak secara radikal, jika ingin mengadopsi pendekatan TQM. Di masa lalu, setiap staf telah diberi tugas dan tanggung jawab dan diharapkan menjalankannya dengan dependensi tertentu kepada orang lain. Untuk beralih dari keadaan yang sangat struktural menuju ke lingkungan yang lebih fleksibel dan tidak terlalu hierarkis bisa menjadi bumerang. Tantangan bagi para manajer adalah menciptakan lingkungan dimana tingkat wewenang, minimal bisa "dilperlebar". Di Kabupaten Bulukumba, Sulawesi Selatan, misalnya, Kepala Dinas Peternakan untuk bersedia membagi wewenangnya dan mengembangkan metode pengambilan keputusan baru. Usaha ini berperan penting dalam mempersempit jurang antar berbagai tingkatan.
Ø Lemahnya Komitmen para Manajer Senior
Biasanya, tangapan awal terhadap TQM cukup positif, namun kerap hanya dalam bentuk dukungan verbal semata. Masalah mulai muncul ketika diperlukan dukungan aktif dari para manajer senior untuk menciptakan atmosfer yang kondusif, dimana staf bisa bereksperimen dan mempelajari pendekatan baru tanpa takut disalahkan, atau ketika terjadi tekanan untuk melaksanakan "proyek pesanan " (top-down). Keadaan ini bisa menyempitkan ruang lingkup TQM dan membuatnya tidak bisa berjalan dalam jangka panjang. Dalam studi banding program TQM pada kantor-kantor Dinas diketahui bahwa tipe kepemimpinan sangat instrumental dalam menanggulangi masalah tersebut. Jika manajemen senior hanya memberikan dukungan verbal, maka staf akan merespon prinsip-prinsip TQM hanya di mulut saja. Sebaliknya, jika manajemen senior berpartispasi aktif dalam proses, maka akan terjadi perubahan kualitatif mengenai kinerja para staf.
TEKNOLOGI INFORMASI
Secara definitif Sistem Teknologi Informasi (Information Technology System) dapat diartikan sebagai sistem yang dapat menghasilkan informasi yang berguna, dimana dalam penerapannya menggunakan teknologi informasi (Hartono, 2003).
Teknologi informasi tidak dapat berdiri sendiri, harus dipasangkan dengan evaluasi dan perubahan di dalam keseluruhan lingkungan organisasi. Konsep dari total quality dapat membantu suatu organisasi untuk menyadari keuntungan potensial yang dapat diperoleh dari teknologi informasi. Pada saat ini dalam persaingan global, organisasi dalam berbagai ukuran haruslah mengevaluasi ulang investasi mereka dalam teknologi informasi.
KEUNTUNGAN KOMPETITIF DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI
Sangatlah susah untuk mengimplementasikan di kebanyakan organisasi. Dibutuhkan 2 sampai dengan 5 tahun untuk membuat transformasi dari model tradisional untuk menjadi lingkungan TQM. Dalam suatu organisasi yang telah berhasil menerapkan filisofi TQM, dibutuhkan pelatihan yg terus-menerus untuk merubah budaya korporat dan total quality akan dapat berjalan dengan sukses hanya jika hal tersebut menjadi bagian dari seluruh karyawan dalam organsasi.
Perusahaan yang membentuk budaya ini akan berkata bahwa proses tersebut adalah sebagai suatu perjalanan dari pada menjadi suatu tujuan. Beberapa contoh pimpinan meliputi Hewlett-Packard Co., IBM Corp., Federal Express Corp., Ford Motor Co., dan yang lainnya, perusahaan kecil. Bagi orang yang belum tahu, kriteria evaluasi, memberikan standar yang sangat baik untuk penaksiran pribadi. Perusahaan lain (misalnya, Boeing Co.) mengadakan standar yang kokoh bagi pencarian pemasok untuk meningkatkan kualitas.
Bagi sistem strategis perebutan untuk membenarkan investasi dalam teknologi dan mencari untuk menggunakan teknologi informasi untuk memperoleh kentungan yang paling baik, total quality management adalah yang paling cocok. Perbaikan sistem yang diketahui oleh Sistem Informasi profesional dapat meningkatkan produktivitas dan perbaikan kualitas yang diketemukan oleh TQM dapat mengalami dampak yang kuat ketika digabungkan kedalam usaha yang dikoordinasikan dalam organisasi yang progresif. Meskipun hubungan ini tidak tersebar luas, dikarenakan TQM secara relatif adalah fenomena yang baru-baru ini, eksekutif dan sistem informasi manajemen haruslah menyadari bahwa departemen teknologi informasi memiliki banyak hal yang bisa ditawarkan ke perusahaan untuk menangani inisiatif TQM.
Dikarenakan kebanyakan sistem utama mencakup beberapa departemen, Departemen Sistem Informasi mengetahui dengan banyaknya fungsi divisi dalam perusahaan. Pengetahuan ini dapat berguna keika kunci elemen yang serupa itu dalam TQM sebagai proses orientasi dan tim perubahan dimulai dalam organisasi. Keduanya memerlukan pandangan lintas fungsi dan partisipasi. Kelompok Sistem Informasi mungkin akan memahami pengertian praktis dari keutamaan perubahan lebih baik dari yang lain. Pengalaman mereka dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan pelatihan dalam teknologi baru dapat dengan mudah digunakan dalam komponen serupa yang berhubungan dari TQM sebagai orientasi konsumen, matrik baru untuk mengukur performance, dan mengajari pegawai bagaimana untuk meninjau kembali kebiasaan kerja mereka dan sikap untuk mendamaikan atau menyesuaikan diri kedalam filosofi TQM.
Teknologi Informasi itu sendiri telah berkembang diluar sistem akunting dan sistem keuangan saja. Teknologi Informasi menghadapi kekurangan ketika harus mengambil kepemimpinan dengan mematuhi kepada total quality. Mungkin akan terlihat terlalu terbatas dan orientasi teknologi bagi yang lain (pemakai) dan mungkin akan mendapatkan kesulitan dalam mengkomunikasikan dalam istilah pemakai atau users. Pemakai (user) mungkin akan melihat sistem adalah bagian dari masalah, bukan sebagai solusi.
Yang patut disayangkan, akan menjadi sulit untuk berpartisipasi apabila kita tidak diterima. Setelah itu semua, respek haruslah didapatkan, tidak ditentukan dengan otoritas tinggi dalam pelayanan Informasi organisasi yang telah menjadi rekan yang sukses dalam profit dengan lini organisasi yang memberikan ciri-ciri yang sama.
Pertama, mudah untuk berhubungan. Konsumen telah tersedia akses kedalam organisasi, meskipun ketidakleluasaan sumber membuat susah untuk melakukan permintaan. Kedua, mereka memulai dari kecil dan jangan bertindak berlebihan dalam syarat-syarat dari jadwal dan keuntungan. Demikian, mereka membangun kreadibilitas dengan user/pemakai. Terakhir, mereka fokus pada proyek dengan nilai strategik yang tinggi, kelengkapan mereka tergantung pada komitmen mereka, dan manfaat dari implementasi.
Pada departemen dengan penampilan atau kinerja yang rendah, hal ini tidak akan selesai dalam waktu satu malam. Tetapi satu kepercayaan (kreadibilitas) telah dicapai, manajer pelayanan informasi dapat menjadi pelengkap pada tim manajemen. Diantara peranan tersebut yang harus mereka lakukan adalah sebagai berikut:
· Membantu manajemen senior untuk mengembangkan visi
Dalam 5 atau 10 tahun suatu visi membutuhkan teknologi perspektif. Hampir tidak ada perusahaan yang tidak akan tersentuh dengan perubahan yang sangat cepat dari teknologi.
· Membantu menentukan proses yang menjadi fokus untuk mengembangkan tim
Proses haruslah merupakan proses yang mendekati konsumen dan mewakili keuntungan strategis dalam pasar.
· Mengevaluasi kembali anggaran Teknologi Informasi
Kebanyakan manager melakukan pada dua hal, pengembangan baru dan usaha pemeliharaan. Suatu usaha yang tidak sesuai dengan visi haruslah dihentikan, pengembangan haruslah dikoordinasikan dengan usaha peningkatan proses tim untuk mendapatkan keuntungan dari kinerja tim.
· Pelatihan tim berkenaan dengan teknologi
Manager pelayanan informasi (IS) dapat menjadi internal konsultan bagi tim, menunjukkan bagaimana proses perbaikan dapat ditingkatkan melalui pengembangan software dan hardware.
KEUNTUNGAN PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
Keuntungan yang dapat diraih dengan penerapan teknologi informasi meliputi bidang (1) perluasan tujuan perusahaan, (2) mengorganisir kebutuhan yang diperlukan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, (3)mengatur tanggung jawab seluruh pihak terkait dalam pencapaian tujuan, (4) mengatur kebutuhan sumberdaya lain, (5) mempermudah proses pelatihan karyawan yang terlibat, (6) mempermudah evaluasi kinerja, (7) mempermudah evaluasi kinerja secara periodik, (8) mempermudah system rewards berdasarkan kinerja karyawan perusahaan (Juran, 1988; Brennan, 2001).
Dalam penelitian lain bahkan disebutkan bahwa proses aplikasi teknologi informasi dapat membantu program TQM perusahaan dalam meningkatkan pelayanannya terhadap konsumen. Dalam beberapa kasus ditemukan bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan penjelasan yang lebih baik kepada konsumen perusahaan (Lagrosen, 2001).
PENUTUP
Dari pembahasan diatas mengenai TQM dan Teknologi Informasi maka penulis dapat menarik kesimpulan dengan menerapkan prinsip mutu dari TQM yaitu fokus pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total dari seluruh karyawan maka akan dapat meningkatkan kualitas dari output yaitu produk atau jasa yang dihasilkan yang dapat memberikan kepuasan pada pelanggan/konsumen sehingga dengan sendirinya konsumen akan mau untuk kembali membeli produk yang ditawarkan dan akan membentuk loyalitas pelanggan.
Dengan teknologi informasi maka akan dapat memudahkan bagi para karyawan dalam mengerjakan tugas-tugas mereka sehingga waktu dan biaya yang dibutuhkan dapat lebih murah dan pekerjaan akan lebih cepat selesai dengan hasil yang lebih baik. . Perbaikan sistem yang diketahui oleh Sistem Informasi profesional dapat meningkatkan produktivitas dan perbaikan kualitas yang diketemukan oleh TQM dapat mengalami dampak yang kuat ketika digabungkan kedalam usaha yang dikoordinasikan dalam organisasi yang progresif. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menerapkan teknologi informasi meliputi, perluasan tujuan dari perusahaan, mengorganisir kebutuhan yang diperlukan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, mengatur tanggung jawab seluruh pihak terkait dalam pencapaian tujuan, mengatur kebutuhan sumberdaya lain, mempermudah proses pelatihan karyawan yang terlibat, mempermudah dalam evaluasi kinerja secara periodik dan mempermudah system rewards berdasarkan kinerja karyawan perusahaan.
Terdapat hubungan yang erat antara kualitas produk (barang/jasa), kepuasan pelanggan dan profit perusahaan, semakin tinggi kualitas suatu produk, makin tinggi pula kepuasan pelanggan dan dengan waktu yang bersamaan akan mendukung harga yang tinggi dengan biaya yang rendah. Oleh karena itu sistem perbaikan kualitas bertujuan untuk menaikkan laba perusahaan.
Penerapan TQM dalam Teknologi Informasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan peningkatan kualitas dalam produksi dan membantu dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan melalui pelatihan yang dipermudah dengan adanya penerapan teknologi informasi di dalam perusahaan.link : http://bagoezw.multiply.com/journal/item/8
0 komentar:
Posting Komentar